von Andy Pohl | Montag, 11. August 2025

Versorgungsunternehmen agieren in einem Umfeld, in dem sie einem ständigen Leistungsdruck ausgesetzt sind. Einerseits erbringen sie gesellschaftlich wichtige Dienstleistungen, bei denen Ausfälle keine Option sind. Andererseits müssen sie sich in einem sich ständig wandelnden Umfeld aus Gesetzgebung & Vorschriften zurechtfinden – und dabei gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards für Mitarbeitende gewährleisten.

Diese Herausforderungen haben viele Unternehmen zu folgenden Fragen veranlasst:

• Wie kann der Betrieb effizienter gestaltet werden? 
• Was kann getan werden, um die Faktoren zu kontrollieren und Prozesse zu verbessern, ohne Störungen oder Ausfallzeiten zu verursachen?

Eine der wirkungsvollsten Antworten auf diese Frage ist die Einführung von Engineering Document Management Systemen (EDMS), einer entscheidenden Komponente der digitalen Transformation im Versorgungssektor.

Übergang zur neuen Welt

EDMS spielen für Versorgungsunternehmen auf mehreren Ebenen eine entscheidende Rolle, wobei sich viele davon auf die Modernisierung der Netzwerke konzentrieren. Eines der charakteristischen Merkmale dieses Sektors ist die Abhängigkeit von einer Vielzahl alternder Anlagen – Anlagen, die in der Vergangenheit auf papierbasierte Aufzeichnungen und das über viele Jahre hinweg von Ingenieuren gesammelte Wissen angewiesen waren. Da diese Ingenieure in den Ruhestand treten oder sich dem Ruhestand nähern, ist es von entscheidender Bedeutung, dass ihr Fachwissen und die damit verbundenen Daten zentralisiert, aktuell und leicht zugänglich sind, damit die nachfolgenden Ingenieure ihre Arbeit sicher und effizient ausführen können.

Die Herausforderung des Datenaustauschs und -zugriffs ist im Versorgungssektor besonders ausgeprägt. Versorgungsnetze sind von Natur aus miteinander verbunden und stützen sich auf gemeinsam genutzte Anlagen wie Umspannwerke und Pumpstationen sowie lineare Anlagen wie Stromleitungen und Wasserleitungen. Diese Anlagen bilden das Rückgrat der Energie- und Wasserverteilung und erfordern eine nahtlose Koordination zwischen Anlagenbesitzern, Dienstleistern und Regulierungsbehörden. Ohne ein EDMS ist der Austausch wichtiger technischen Dokumente langsam und erfolgt oft über unkontrollierte Methoden wie E-Mail oder generische Plattformen, die nicht für die Verwaltung komplexer technischer Materialien ausgelegt sind.

Ein gut implementiertes EDMS optimiert den Zugriff auf Dokumente, behält die Kontrolle und erfasst den Versionsverlauf, sodass alle Beteiligten Änderungen und Aktualisierungen effizient verfolgen können.

EDMS: Zentral für die Erreichung von Nachhaltigkeitszielen

Der Klimawandel und Nachhaltigkeitsziele sind eine weitere treibende Kraft hinter dem Wandel im Versorgungssektor. Grüne Initiativen und strenge Vorschriften beschleunigen den Übergang zu erneuerbaren Energien und die Modernisierung der Netze. Politische Maßnahmen, wie z. B. der Europäische Green Deal zwingen Versorgungsunternehmen dazu, ihre CO2-Emissionen zu reduzieren, die Netzinfrastruktur zu optimieren und die betriebliche Effizienz zu steigern.

Ein EDMS ist für die Erreichung dieser Ziele von zentraler Bedeutung. Neben einer erheblichen Reduzierung des Papierverbrauchs ermöglicht ein optimiertes Dokumentenmanagement eine schnellere Problemlösung, eine verbesserte Verfolgung der Energieeffizienz und eine einfachere Berichterstattung zur Einhaltung von Nachhaltigkeitsvorschriften.

Die sich wandelnde Regulierungslandschaft stellt Versorgungsunternehmen vor eine weitere Herausforderung. Diese Veränderung kann sich auf die Infrastrukturentwicklung, Qualitätsstandards und Klimaschutzstrategien auswirken, indem wirtschaftliches Wachstum und regulatorische Lockerungen Vorrang vor bundesweitem Umweltschutz erhalten.

In einem derart unsicheren Umfeld gewährleistet ein EDMS, dass Versorgungsunternehmen sich schnell an neue regulatorische Anforderungen anpassen und die Compliance aufrechterhalten können, unabhängig von politischen Veränderungen.

5 Wege mit der digitalen Transformation voranzukommen

Die Implementierung eines EDMS ist für Versorgungsunternehmen eine äußerst effektive Möglichkeit, um bedeutende Fortschritte bei ihrer digitalen Transformation zu erzielen. Die Vorteile erstrecken sich über mehrere Bereiche, darunter:

1. Zentrale Dokumentenkontrolle: 
   Ein EDMS konsolidiert große Mengen wichtiger Dokumente – technische Zeichnungen, Wartungsaufzeichnungen, Verträge und behördliche Unterlagen – in einem einzigen, sicheren Archiv. Dies gewährleistet einen sofortigen Zugriff und minimiert das Risiko von verlegten oder verlorenen Dateien. 
    
2. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Vorbereitung auf Audits:
   Im Versorgungssektor gelten strenge Standards für die Aufbewahrung von Unterlagen und die Berichterstattung. EDMS automatisiert die Versionsverfolgung, Genehmigungen und Prüfpfade, wodurch die Einhaltung von Vorschriften bei Audits und Inspektionen leichter nachgewiesen werden kann.
    
3. Verbesserte Zusammenarbeit und Automatisierung von Arbeitsabläufen:
   Der Betrieb von Versorgungsunternehmen erstreckt sich oft über mehrere Standorte, Abteilungen und externe Interessengruppen. Ein EDMS ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, unabhängig von geografischen Gegebenheiten oder Zeitzonen.
    
4. Verbesserte betriebliche Effizienz & weniger Fehler:
   EDMS bietet schnellen Zugriff auf aktuelle Anlagendokumentationen, sodass Mitarbeiter präzise Entscheidungen treffen können, um Unfälle, Ausfälle und Ausfallzeiten zu vermeiden, und Feldtechniker Probleme schneller lösen können. Digitalisierte Dokumente reduzieren manuelle Dateneingabefehler, sodass sich Teams auf strategische Initiativen statt auf administrative Aufgaben konzentrieren können.
    
5. Kosteneinsparungen:
   Obwohl die Implementierung eines EDMS eine Anfangsinvestition erfordert, sind die langfristigen Einsparungen erheblich. Reduzierte Ineffizienzen und verbesserte Produktivität führen zu erheblichen finanziellen Vorteilen. 

Nicht nur eine kluge Entscheidung, sondern eine unverzichtbare

Effektives Informationsmanagement ist mehr als nur eine Maßnahme zur Steigerung der betrieblichen Effizienz – es ist eine strategische Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig, konform und zukunftsfähig zu bleiben. Mit Meridian können Versorgungsunternehmen die Kontrolle zentralisieren, die Compliance optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und wichtige Informationen schützen.

Ein Beispiel für einen Referenzkunden im Versorgungsbereich finden Sie hier: ABO Energy 
  
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