Microsoft Office als Datenmanagement-Lösung?

von Leon Bünder | Mittwoch, 8. Juli 2020

Oft hören wir: „Wir haben eine Datenmanagement-Lösung. Wir nutzen Microsoft Teams und andere Microsoft-Office-Anwendungen, um unsere Daten zu verwalten.“ Aber ist das wirklich ausreichend?

Ja, Microsoft Office bietet zwar einige gute Ansätze in Bezug auf Datenmanagement, ist aber nicht gerade das, was wir bei Mensch und Maschine als Datenmanagement-Lösung bezeichnen würden.

Aber was ist dann eine Datenmanagement-Lösung?

Nach unserem Verständnis ist es ein Programm, das jedem Nutzer von Daten den Umgang mit diesen möglichst leicht macht. Da es so viele verschiedene Arten von Daten gibt, passt nicht jedes Datenmanagement-Programm zu den eigenen Daten. Es gibt Programme, die darauf spezialisiert sind, mit Konstruktionsdaten umzugehen, andere sind deutlich besser darin, Daten zu Gebäuden und Anlagen zu verwalten und nutzbar zu machen. Zusätzlich haben verschiedene Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an die Arbeit mit ihren Daten. Manche Unternehmen zum Beispiel lassen eine neu erstellte CAD-Zeichnung im Vier-Augen-Prinzip prüfen, andere Unternehmen haben eventuell einen Prüfer, der dafür verantwortlich ist.

Wie können solche Programme noch unterstützen?

  1. Workflows für Daten können voreingestellt und kategorisiert werden. So kann zum Beispiel eine technische Zeichnung einen komplexen Weg bis zur Freigabe durchlaufen, ein Office-Dokument hingegen relativ leicht zur Verwendung freigegeben werden.
  2. Die richtigen Daten sollen schnell gefunden werden. Das ist dadurch möglich, dass zusätzlich zu den Eigenschaften, die man von Windows kennt, noch deutlich spezifischere angegeben werden können.
  3. Aufgabenlisten können automatisch erstellt werden. Bekommt ein Konstrukteur den Auftrag, eine Zeichnung zu überarbeiten, so wird diese Information in einer Aufgabenliste festgehalten. Man verliert also nie den Überblick, woran gerade gearbeitet wird.
  4. Revisionen und Versionen werden verwaltet. Wird ein Dokument aktualisiert, so erhält es eine neue Revision oder Version. Somit wird der alte Stand gesichert, gearbeitet werden darf allerdings nur mit dem neuesten Stand.

Das alles und noch vieles mehr soll ein Datenmanagement-Programm unserer Meinung nach können. Der Umgang mit den Unternehmensdaten soll möglichst komfortabel, sicher und strukturiert ablaufen.

Microsoft Office ist sicherlich eine gute Lösung, um Dokumente weiterzugeben oder diese für ein "besseres Gefühl" ein zweites Mal auf SharePoint zu sichern. Allerdings kann es keine Datenmanagement-Lösung mit all ihren komplexen Funktionen ersetzen.

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